Como ya he dicho en otros artículos, hay varios factores que influyen en el éxito en el cobro de tus facturas. La antigüedad, la cuantía, el sector… Pero pocas empresas prestan atención a cómo trabajan. Es decir, la operativa interna que llevan.
¿Cómo puede influir la operativa interna en el cobro de facturas?
Y me refiero no a tu trabajo o a tus productos, me refiero a cómo gestionas todo. Lo vas a entender con unos cuantos ejemplos.
Si tu cliente manifiesta, incidencias, problemas…
durante tu relación comercial, habrás de atenderlas urgentemente. Estas pequeñas incidencias suelen comenzar con poco pero van creciendo, hasta un punto en el que la relación, y los pagos, se tuercen. Si tu cliente te dice que ha tenido problemas con la entrega de los productos, investiga, emite un pequeño informe, y contrástalo con él. Si no le llegan las facturas o los albaranes, investiga, puede ser verdad o mentira, pero se utilizará para dilatar el pago. Hay muchos ejemplos.
Si tu cliente manifiesta que hay trabajos mal hechos…
o que le faltan estar terminados, investiga. Deberás de emitir un informe y sentarte con tu cliente para negociar y acordar. Mi experiencia me dice que no se le suele hacer caso, o se le hace poco, ya que nos centramos más en terminar el trabajo que en ver si realmente está bien. Por ello, insistimos mucho en que la operativa interna es necesaria.
Has de ser muy escrupuloso con la trazabilidad de todo, operativa interna. Lo vas a entender.
- Analiza a tu cliente potencial. Mira si es bueno. Si no lo es no le vendas.
- Haz un presupuesto.
- Exige que te hagan el pedido por escrito, acorde al presupuesto, o simplemente que te firmen el presupuesto.
- Detalla los trabajos.
- Cuando entregues el trabajo o los productos, que te firmen los albaranes. Exige que la persona que firme se identifique con DNI.
- Ante cualquier incidencia, actúa, resuelve y muestra al cliente.
- Avisa unos días antes que vas a emitir una factura y avanza la cuantía.
- Emite factura y asegúrate de que llega.
- Si puedes acreditar que el cliente está conforme mejor. Guarda mails, conversaciones de WhatsApp…, serán pruebas.
- Si en unos pocos días no te han pagado, exige dicho pago.
- Si tras ese aviso no te pagan, contrata a una empresa de gestión de cobros o un despacho de abogados. Nosotros somos eso.
- Si tus trabajadores te indican que hay problemas con el cliente, anótalo y tenlo en cuenta.
- Si no te pagan una factura no sigas trabajando. Ese cliente es muy bueno para tu competencia, pero no para ti.
En definitiva, se trata de que vayas obteniendo pistas que te muestren si el cliente va a pagar o no, o si va a ser un problema o no
