Con frecuencia nos preguntan: «¿cuándo es conveniente comenzar a reclamar una factura vencida?» o, expresado de otro modo, «¿cuándo se puede considerar una factura impagada?». En este artículo te lo explicamos de forma sencilla.
Teóricamente, una factura puede ser considerada como impagada a partir del momento de su vencimiento. Es decir, se puede considerar que se encuentra en “mora”. Pero esta factura que ha vencido no supone que no se vaya a cobrar. Y esta es la clave. Debemos de proceder sistemáticamente para evitar el temible “fallido”. Un fallido es cuando el deudor no va a pagar. Esto conlleva, evidentemente, una serie de ajustes contables. Así como los pertinentes en tesorería. Pero esto es otro asunto.
¿Cuáles son las principales causas de la morosidad? Se pueden resumir en las siguientes, aún existiendo otras.
- Fallos en la entrega de bienes o servicios. Por distintos motivos como calidad, no adecuación a las especificaciones del pedido, etc.
- Errores en los albaranes o facturas. También es frecuente que la factura no recoja lo que realmente ha sido entregado.
- Errores en los vencimientos, distintos a los acordados con el cliente. Normalmente por falta de comunicación entre el departamento comercial y administración.
- Laxitud en el control de vencimientos. Es una de las más frecuentes en pequeñas empresas y profesionales.
- Escaso o nulo análisis de los riesgos de los clientes. En exceso se confía en un cliente, presuponiendo una buena situación económica y financiera.
- Laxitud en la exigencia del pago de facturas pendientes. En ocasiones, empresas y profesionales no son contundentes en sus exigencias.
Con lo anterior, hemos de establecer que, una factura ha de ser reclamada en el momento en el que ha vencido. No se ha de esperar, ya que existe una correlación entre las probabilidades de cobro y el tiempo transcurrido desde el vencimiento. A más tiempo pase, menores probabilidades de cobro.
Nuestro consejo es que la empresa actúe de la siguiente manera:
- Unos días antes del vencimiento la empresa ha de recordar a su cliente del próximo vencimiento.
- Tras el vencimiento, la empresa ha de recordar que la factura está pendiente de abono. Siempre con la máxima educación y cortesía.
- Si pasados unos días la empresa no ha abonado, sería aconsejable una llamada telefónica para conocer la actitud.
Es la empresa o el profesional el que ha de conocer cuándo reclamar. Pero desde RedClaimer aconsejamos que, en función de los plazos de vencimiento, la relación existente, la información del cliente…, se actúe lo más rápidamente posible. Un cliente moroso es muy bueno para la competencia.
Fundador e inversor en REDCLAIMER LEGALTECH SL
