La reclamación de impagos es una de las tareas más delicadas —y necesarias— para autónomos y empresas. Un cliente que no paga no solo genera un agujero económico: afecta a la liquidez, a la planificación financiera y, en muchos casos, a la continuidad del negocio.
Según datos de la Comisión Europea, más del 30 % de las empresas en España sufre retrasos en los pagos, y cerca del 20 % reconoce haber tenido problemas graves de tesorería como consecuencia directa de los impagos. Por eso, saber cómo hacer una reclamación de forma correcta, legal y eficaz es fundamental.
En esta guía completa te explico qué es la reclamación de impagados, cuándo iniciarla, qué pasos seguir y qué opciones legales existen, con un enfoque práctico, profesional.
¿Qué es la reclamación de impagos?
La reclamación de impagos es el proceso mediante el cual un acreedor (empresa o autónomo) exige el pago de una cantidad vencida que no ha sido abonada por el deudor en el plazo acordado.
Puede aplicarse a:
- Facturas impagadas
- Servicios prestados y no cobrados
- Deudas comerciales
- Contratos incumplidos
- Alquileres o suministros pendientes
El objetivo es recuperar el dinero adeudado, ya sea de forma amistosa o, si es necesario, por la vía legal.
Por qué es tan importante reclamar un impago a tiempo
Uno de los errores más comunes es esperar demasiado con la esperanza de que el cliente pague por iniciativa propia.
📊 Datos clave sobre impagos:
- A partir de 90 días, la probabilidad de cobro cae más del 50 %
- Tras 180 días, solo se recupera alrededor del 20 %
- Muchas deudas prescriben si no se reclaman dentro del plazo legal
👉 Cuanto antes se inicie la reclamación de impagos, mayores serán las probabilidades de éxito.
¿Cuándo se puede iniciar una reclamación de impagos?
Puedes iniciar una reclamación cuando:
- Ha vencido el plazo de pago
- El servicio o producto se ha entregado correctamente
- No existe un acuerdo de aplazamiento vigente
- El importe es cierto, vencido y exigible
No es necesario esperar meses: desde el primer día de retraso ya es legal reclamar un impago.
Tipos de reclamación de impagos
🔹 Reclamación amistosa
Es el primer paso y el más recomendable. Busca el pago sin generar conflicto.
🔹 Reclamación extrajudicial
Incluye comunicaciones formales y requerimientos fehacientes.
🔹 Reclamación judicial
Se utiliza cuando el deudor no paga voluntariamente.
Cada fase tiene su momento y su función dentro del proceso.
Cómo hacer una reclamación de impagos paso a paso
✅ Paso 1: comprobar que el impago es correcto
Antes de reclamar, revisa:
- Fecha de vencimiento
- Importe exacto
- Datos del deudor
- Factura, contrato o presupuesto
- Pruebas del servicio prestado
Una reclamación sólida empieza con una buena base documental.
✅ Paso 2: contacto amistoso con el deudor. Reclamación de impagos
En muchos casos, un simple recordatorio es suficiente.
✔️ Email educado
✔️ Llamada telefónica profesional
✔️ Reenvío de la factura
📊 Hasta el 40 % de los impagos se resuelven en esta fase, sin necesidad de acciones legales.
Ejemplo:
“Te escribo para recordarte que la factura nº 235 venció el pasado día 12. Quedo pendiente de confirmación de pago.”
✅ Paso 3: reclamación formal por escrito
Si no hay respuesta:
- Envía una comunicación formal
- Indica el importe pendiente
- Establece una fecha límite de pago
- Advierte de posibles acciones legales
Este paso demuestra seriedad y suele desbloquear muchos pagos.
✅ Paso 4: requerimiento fehaciente (burofax)
Cuando el impago persiste:
- Envío de burofax o notificación certificada
- Constancia legal del impago
- Interrupción de la prescripción
Es un paso clave antes de acudir a la vía judicial.
Reclamación de impagos por vía judicial
Si la vía amistosa no funciona, el ordenamiento jurídico ofrece mecanismos muy eficaces.
🔹 Procedimiento monitorio
Es la forma más rápida y habitual de reclamación en España.
Ventajas:
- Sencillo
- Económico
- No requiere abogado hasta 2.000 €
- Alta tasa de éxito
📊 Más del 70 % de los procedimientos monitorios terminan con el pago voluntario tras la notificación judicial.
🔹 Juicio verbal u ordinario
Se utiliza cuando:
- El deudor se opone
- El importe es elevado
- Existe conflicto contractual
Es más lento, pero muy eficaz si el impago está bien documentado.
¿Qué documentación necesitas para la reclamación de impagos?
Para aumentar las probabilidades de éxito, es recomendable disponer de:
- Facturas impagadas
- Contratos o presupuestos aceptados
- Correos electrónicos
- Albaranes o justificantes
- Datos completos del deudor
📌 Cuanta más documentación, más fácil será recuperar el dinero.
¿Se pueden reclamar intereses y gastos por impagos?
Sí. En una reclamación de impagos se pueden incluir:
- Intereses de demora
- Costes de recobro
- Gastos judiciales
📌 En operaciones entre empresas, los intereses pueden superar el 8 % anual, según la normativa europea de lucha contra la morosidad.
Errores comunes en la reclamación de impagados
Evita estos fallos frecuentes:
❌ Esperar demasiado tiempo
❌ No dejar constancia escrita
❌ No reclamar intereses
❌ Amenazar sin base legal
❌ Actuar sin una estrategia clara
Estos errores reducen drásticamente las posibilidades de cobro.
Ejemplo práctico de reclamación de impagados
Situación:
- Empresa de servicios
- Impago: 4.800 €
- Retraso: 70 días
Proceso:
- Recordatorio amistoso
- Reclamación formal
- Procedimiento monitorio
Resultado:
✔️ Pago completo en 15 días
✔️ Sin juicio
✔️ Recuperación del 100 %
Cómo evitar impagos en el futuro
La prevención es la mejor herramienta.
Buenas prácticas recomendadas:
✔️ Contratos por escrito
✔️ Anticipos de pago
✔️ Plazos claros
✔️ Facturación inmediata
✔️ Seguimiento de cobros
✔️ Análisis de solvencia
📊 Las empresas que aplican sistemas de control reducen la morosidad hasta un 70 %.
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¿Cuándo no conviene iniciar una reclamación?
No siempre es rentable reclamar si:
- El deudor es insolvente
- El importe es muy bajo
- No hay documentación
- El coste supera el beneficio
En estos casos conviene analizar alternativas.
Conclusión: la reclamación de impagos es esencial para tu negocio
La reclamación de impagagados no es un conflicto, es una herramienta imprescindible para proteger la salud financiera de tu empresa. Actuar a tiempo, con método y con apoyo profesional cuando sea necesario, marca la diferencia entre recuperar el dinero o asumir una pérdida.
Si tienes impagos pendientes:
- No lo dejes pasar
- Reúne la documentación
- Inicia la reclamación cuanto antes
- Actúa antes de que prescriban
✅ Llamada a la acción
¿Tienes impagos sin cobrar?
- Analiza tu situación
- Inicia el proceso de reclamación
- Recupera tu dinero de forma profesional
Tu negocio lo necesita.
