La reclamación de facturas impagadas es uno de los mayores problemas para autónomos y empresas. Un cliente que no paga no solo genera un agujero en la tesorería, sino que consume tiempo, energía y puede comprometer la estabilidad financiera del negocio. De hecho, según datos de la Comisión Europea, más del 30 % de las empresas en España sufre retrasos en los pagos, y cerca del 20 % reconoce problemas graves de liquidez derivados directamente de impagos.
La buena noticia es que reclamar facturas impagadas funciona si se hace de forma correcta, siguiendo un proceso claro, legal y bien documentado. En esta guía completa aprenderás cómo hacer una reclamación de facturas paso a paso, cuándo actuar, qué opciones legales existen y cómo aumentar al máximo las probabilidades de cobro.
¿Qué es la reclamación de facturas impagadas?
La reclamación de facturas impagadas es el conjunto de acciones que realiza un autónomo o empresa para exigir el pago de una factura que ha vencido y no ha sido abonada por el cliente en el plazo acordado.
Puede tratarse de:
- Facturas por servicios prestados
- Ventas de productos a crédito
- Trabajos realizados y aceptados
- Contratos incumplidos
- Servicios recurrentes no pagados
La reclamación puede realizarse de forma amistosa, extrajudicial o judicial, dependiendo del comportamiento del deudor y del importe de la factura.
Por qué es fundamental reclamar facturas impagadas a tiempo
Uno de los errores más comunes es esperar demasiado, confiando en que el cliente pagará “cuando pueda”.
📊 Datos clave sobre impagos:
- A partir de 90 días, la probabilidad de cobro cae más del 50 %
- Tras 180 días, solo se recupera alrededor del 20 %
- Muchas facturas prescriben si no se reclaman dentro del plazo legal
👉 Cuanto antes inicies la reclamación de facturas , mayores serán tus opciones de éxito.
¿Cuándo se puede iniciar la reclamación de facturas impagadas?
Puedes reclamar una factura impagada cuando:
- Ha vencido el plazo de pago
- El servicio o producto se ha entregado correctamente
- No existe un acuerdo de aplazamiento vigente
- El importe es cierto, vencido y exigible
No es necesario esperar meses: desde el primer día de retraso la factura ya es reclamable.
Tipos de reclamación de facturas impagadas
🔹 Reclamación amistosa
Es el primer paso y el más recomendable. Busca el cobro sin generar conflicto.
🔹 Reclamación extrajudicial
Incluye comunicaciones formales, requerimientos escritos y notificaciones fehacientes.
🔹 Reclamación judicial
Se utiliza cuando el cliente no paga voluntariamente y es necesario acudir a los tribunales.
Cada fase tiene su momento y su función dentro del proceso.
Cómo hacer una reclamación de facturas impagadas paso a paso
✅ Paso 1: revisa la factura y la documentación
Antes de reclamar, asegúrate de que:
- La factura está bien emitida
- La fecha de vencimiento es clara
- Los datos del cliente son correctos
- El concepto está bien descrito
- Existe presupuesto, contrato o aceptación previa
Una reclamación sólida empieza con una factura correctamente emitida.
✅ Paso 2: recordatorio amistoso al cliente
En muchos casos, el impago no es intencionado.
Acciones recomendadas:
- Email educado
- Llamada telefónica profesional
- Reenvío de la factura
📊 Hasta el 40 % de las facturas impagadas se cobran con un simple recordatorio.
Ejemplo:
“Te escribo para recordarte que la factura nº 123 venció el pasado día 10. Quedo pendiente de confirmación de pago. Gracias.”
✅ Paso 3: segundo aviso más firme
Si no hay respuesta:
- Reitera el importe pendiente
- Establece una fecha límite de pago
- Solicita confirmación
Este paso debe quedar siempre por escrito.
✅ Paso 4: reclamación formal de la factura impagada
Si el cliente sigue sin pagar:
- Envía una comunicación formal
- Indica claramente la deuda
- Advierte de posibles acciones legales
Este paso demuestra seriedad y suele desbloquear muchos pagos.
✅ Paso 5: requerimiento fehaciente (burofax)
Cuando el impago persiste:
- Envío de burofax o carta certificada
- Constancia legal del impago
- Interrupción de la prescripción
Es un paso clave antes de acudir a la vía judicial.
Reclamación de facturas impagadas por vía judicial
Si la vía amistosa no funciona, el ordenamiento jurídico ofrece mecanismos muy eficaces.
🔹 Procedimiento monitorio
Es la forma más rápida y habitual de reclamación de facturas en España.
Ventajas:
- Sencillo
- Económico
- No requiere abogado hasta 2.000 €
- Alta tasa de éxito
📊 Más del 70 % de los procedimientos monitorios terminan con el pago voluntario tras la notificación judicial.
🔹 Juicio verbal u ordinario
Se utiliza cuando:
- El deudor se opone
- El importe es elevado
- Existe conflicto contractual
Es más lento, pero muy eficaz si la factura está bien documentada.
¿Qué documentación necesitas para reclamar facturas impagadas?
Para aumentar las probabilidades de éxito, es recomendable disponer de:
- Facturas impagadas
- Contratos o presupuestos aceptados
- Correos electrónicos
- Albaranes o justificantes de entrega
- Datos completos del cliente
📌 Cuanta más documentación, más fácil será recuperar el dinero.
¿Se pueden reclamar intereses y gastos?
Sí. En la reclamación de facturas impagadas puedes incluir:
- Intereses de demora
- Costes de recobro
- Gastos judiciales
📌 En operaciones entre empresas, los intereses pueden superar el 8 % anual, según la normativa europea de lucha contra la morosidad.
Errores comunes al reclamar facturas impagadas
Evita estos fallos frecuentes:
❌ Esperar demasiado tiempo
❌ No dejar constancia escrita
❌ No reclamar intereses
❌ Amenazar sin base legal
❌ Actuar sin una estrategia clara
Estos errores reducen drásticamente las posibilidades de cobro.
Ejemplo práctico de reclamación de facturas impagadas
Situación:
- Empresa de servicios
- Factura impagada: 4.500 €
- Retraso: 65 días
Proceso:
- Recordatorio amistoso
- Reclamación formal
- Procedimiento monitorio
Resultado:
✔️ Pago completo en 15 días
✔️ Sin juicio
✔️ Recuperación del 100 %
Cómo evitar tener facturas impagadas en el futuro
La prevención es la mejor herramienta.
Buenas prácticas recomendadas:
✔️ Presupuestos firmados
✔️ Anticipos de pago
✔️ Plazos claros
✔️ Facturación inmediata
✔️ Recordatorios automáticos
✔️ Control de solvencia
📊 Las empresas que aplican estos sistemas reducen la morosidad hasta un 70 %.
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¿Cuándo no conviene reclamar una factura impagada?
Puede no ser rentable reclamar si:
- El importe es muy bajo
- El deudor es insolvente
- No hay documentación
- El coste supera el beneficio
En estos casos conviene analizar alternativas.
Conclusión: reclamar facturas impagadas es una obligación empresarial
La reclamación de facturas impagadas no es incómoda ni conflictiva: es una parte esencial de la gestión empresarial. Dejar pasar un impago suele convertirlo en una pérdida definitiva. Actuar a tiempo, con método y con respaldo legal cuando sea necesario, marca la diferencia entre recuperar tu dinero o asumir una pérdida.
Si tienes facturas pendientes:
- No lo dejes pasar
- Reúne la documentación
- Inicia la reclamación cuanto antes
- Actúa antes de que prescriban
✅ Llamada a la acción
¿Tienes facturas impagadas?
- Analiza tu situación
- Inicia el proceso de reclamación
- Recupera tu dinero de forma profesional
Tu negocio lo necesita.
