El cobro extrajudicial de deudas es uno de los métodos más eficaces para recuperar facturas impagadas sin tener que acudir a los tribunales. Para empresas y autónomos, esta vía permite resolver muchos impagos de forma rápida, económica y menos conflictiva.
Cuando un cliente no paga una factura, la empresa se enfrenta a múltiples problemas: falta de liquidez, aumento de costes administrativos y, en muchos casos, el riesgo de que la deuda nunca llegue a cobrarse. Por este motivo, el cobro extrajudicial de deudas se ha convertido en una herramienta fundamental dentro de la gestión de morosidad.
En este artículo explicamos qué es el cobro extrajudicial de deudas, cómo funciona, cuándo utilizarlo y qué diferencia existe respecto al cobro judicial de deudas. Además, veremos cómo plataformas tecnológicas especializadas como RedClaimer están transformando la forma en que las empresas recuperan su dinero.
Qué es el cobro extrajudicial de deudas
El cobro extrajudicial de deudas consiste en reclamar una deuda sin iniciar un procedimiento judicial. Es decir, se trata de intentar que el deudor pague voluntariamente mediante comunicaciones formales, negociación o mediación.
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Este tipo de reclamación suele utilizarse principalmente para:
- facturas impagadas entre empresas
- deudas derivadas de contratos comerciales
- pagarés impagados
- reconocimientos de deuda
- otros compromisos de pago documentados
El objetivo principal es lograr el pago antes de acudir a los tribunales, lo que permite ahorrar mucho tiempo y costes.
Además, en muchos casos el cobro extrajudicial consigue resolver la situación rápidamente, especialmente cuando el deudor simplemente ha retrasado el pago.
Por qué es importante reclamar una deuda rápidamente
Cuando una empresa no cobra una factura, no solo pierde dinero. De hecho, el impacto puede ser mucho mayor. La estadística va en contra de la antigüedad de la deuda.
Por ejemplo, una deuda de menos de 90 días puede tener 3 veces más probabilidades de cobro que otra de 270 días. Disponemos de una calculadora que nos permite prever qué probabilidades de éxito puedes tener. Solo necesitmos que nos indiques:
- Cantidad que te deben
- Fecha de la deuda
- Sector en el que operas
Entre los principales problemas que generan los impagos destacan los siguientes.
Falta de liquidez
La falta de cobro reduce el flujo de caja de la empresa. Esto puede dificultar:
- pagar proveedores
- pagar salarios
- afrontar impuestos y gastos operativos
- necesidad de solicitar financiación bancaria, con los riesgos inherentes.
Incluso empresas solventes pueden sufrir tensiones financieras si acumulan demasiados impagos.
Efecto dominó o mora en cadena
Otro problema frecuente es el llamado efecto dominó.
Cuando una empresa no cobra, puede retrasar sus propios pagos. Como consecuencia, otras empresas también se ven afectadas. De esta manera, la morosidad se extiende a lo largo de toda la cadena empresarial, deteriorando la imagen de la empresa de forma importante.
Aumento de costes administrativos
La gestión interna del cobro de morosos implica dedicar recursos a:
- llamadas telefónicas
- correos electrónicos
- seguimiento de facturas vencidas
- gestiones administrativas
- visitas y contactos con abogados…
Por tanto, reclamar una deuda internamente puede generar costes importantes.
Riesgo de insolvencia del deudor
Además, cuanto más tiempo pasa, mayor es el riesgo de que el deudor:
- cierre su empresa
- entre en concurso de acreedores
- desaparezca sin pagar la deuda
Por ello, actuar con rapidez es fundamental. La antigüedad de la deuda es una de las claves más importantes a la hora de conocer las probabilidades de éxito de cobro
Diferencia entre cobro extrajudicial y cobro judicial de deudas
Existen dos grandes vías para reclamar una deuda.
| Tipo de reclamación | Características | Tiempo aproximado |
|---|---|---|
| Cobro extrajudicial de deudas | Reclamación amistosa y negociada | semanas o pocos meses |
| Cobro judicial de deudas | Procedimiento legal ante tribunales | meses o años |
El cobro judicial de deudas suele utilizarse cuando la reclamación extrajudicial no ha funcionado. Pero ojo, es necesario reclamar amistosamente con un determinado proceso, ya que podría invalidarse la vía judicial, como más adelante te contamos
No obstante, iniciar un procedimiento judicial implica:
- abogados
- procuradores
- tasas judiciales
- peritajes
- plazos largos
Por esta razón, la mayoría de empresas intenta primero la vía extrajudicial. Ten en cuenta que acudir a la vía judicial, si el juez no te da la razón, puede generarte un coste adicional, como es el caso de la asunción de costas judiciales
Cómo funciona el cobro extrajudicial de deudas
El proceso de cobro extrajudicial de deudas suele seguir varias fases.
1. Análisis de la deuda
En primer lugar se revisa la documentación disponible:
- factura
- contrato
- correos electrónicos, whatsapp, sms, enviados o recibidos del deudor
- pedidos
- albaranes
- reportajes fotográficos, vídeos, etc
- reconocimiento de deuda
- testigos
Esto permite comprobar que la reclamación es sólida. Ten en cuenta que, a mayor documental dispongas, más probabilidades de cobro tendrás. Tu deudor sabe cómo de «atado» tienes el caso, y eso puede jugar a tu favor.
2. Primer contacto con el deudor
Después se inicia la comunicación con el deudor mediante:
- correos electrónicos
- llamadas telefónicas
- cartas de reclamación
En muchos casos, este primer contacto ya permite desbloquear el pago.
3. Reclamaciones formales
Si el deudor no responde, se utilizan comunicaciones más formales, por ejemplo:
- burofax
- comunicaciones certificadas
- notificaciones legales
Estas acciones aumentan la presión para que el deudor pague.
4. Negociación o acuerdo de pago
En ocasiones el deudor no puede pagar inmediatamente.
Por tanto, se pueden negociar alternativas como:
- pagos fraccionados
- calendarios de pago
- acuerdos de reconocimiento de deuda
La importancia de la Ley de Eficiencia Procesal
En España, las reformas recientes del sistema judicial han reforzado la importancia de intentar resolver los conflictos antes de acudir a los tribunales.
La llamada Ley de Eficiencia Procesal del Servicio Público de Justicia impulsa el uso de métodos adecuados de solución de controversias (MASC) antes de iniciar un procedimiento judicial.
En la práctica, esto significa que:
- en muchos casos será necesario acreditar que se ha intentado una reclamación extrajudicial
- se fomenta la negociación, mediación o reclamación previa
- se busca reducir la saturación de los tribunales
Por tanto, realizar un cobro extrajudicial de deudas correctamente documentado puede ser clave si posteriormente se decide acudir a la vía judicial. Pero la vía judicial puede cerrarse si, durante la reclamación extrajudicial, no queda debidamente acreditado el cumplimiento de la Ley de Eficiencia Procesal
El papel de una agencia de cobro de deudas
Muchas empresas deciden delegar la recuperación de impagos en una agencia de cobro de deudas o agencia de recobro especializada.
Estas empresas se encargan de gestionar el proceso de reclamación de manera profesional.
Entre sus funciones destacan:
- contactar con el deudor
- realizar seguimiento del pago
- emitir comunicaciones formales
- negociar acuerdos de pago
- preparar el caso para una posible reclamación judicial
Además, al intervenir un tercero especializado, el proceso suele resultar más efectivo.
Cómo ha cambiado el cobro de deudas con la tecnología
Tradicionalmente, las agencias de recobro trabajaban principalmente mediante llamadas telefónicas y cartas. Pero esto ya es poco habitual, además de contraproducente, ya que los deudores son más propensos al pago, cuando se utilizan medios tecnológicos avanzados.
Sin embargo, la digitalización ha transformado el sector del cobro de deudas.
Hoy existen plataformas tecnológicas que automatizan gran parte del proceso, permitiendo:
- reducir costes
- acelerar la reclamación
- mejorar la trazabilidad de las comunicaciones
Entre estas soluciones destaca RedClaimer, una legaltech especializada en recuperación de deudas entre empresas.
Cómo funciona el cobro extrajudicial con RedClaimer
RedClaimer utiliza una plataforma tecnológica que automatiza el proceso de recuperación de deudas.
Gracias a este sistema, las empresas pueden gestionar sus impagos de forma mucho más eficiente, externalizando el proceso de recuperar deudas vencidas, especialmente en empresas y autónomos
Comunicaciones que se realizan al deudor
Durante el proceso de reclamación se utilizan diferentes tipos de comunicaciones, algunas de ellas con certificación fehaciente, válidas en caso de ser necesaria la vía judicial:
- correos electrónicos certificados
- llamadas telefónicas
- mensajes SMS
- burofax
Estas comunicaciones generan un registro documentado de la reclamación, lo que resulta especialmente útil si posteriormente se inicia un procedimiento judicial. Además, permiten al usuario de la plataforma, conocer el estado en el que se encuentra cada reclamación, si el deudor recibe las comunicaciones, si las responde, etc.
A destacar es que, una de las comunicaciones que se realizan al deudor es el «acuerdo de pagos», esencial para demostrar el cumplimiento de la Ley de Eficiencia Procesal.
Ciclo completo de reclamación en 15 días
Una de las principales ventajas del sistema es la rapidez y la sencillez. Nuestros usuarios solo tardan 2 minutos en hacer una reclamación, desde un ordenador, sin necesidad de acudir a un despacho de abogados o empresa de recobros.
El ciclo completo de reclamaciones extrajudiciales se completa en tan solo 15 días, lo que permite actuar rápidamente frente al deudor. Nuestra experiencia nos dice que hay que ser intensivo en dicho período de tiempo, ya que, pasado el cual, la postura del deudor no va a cambiar.
Esto es fundamental porque cuanto antes se reclame una deuda, mayor probabilidad existe de cobrarla.
Seguimiento en tiempo real
Además, la plataforma permite a las empresas conocer en todo momento:
- el estado de la reclamación
- las comunicaciones realizadas
- las respuestas del deudor
De esta forma se obtiene una transparencia total del proceso.
Alto porcentaje de éxito
Gracias a esta metodología, RedClaimer alcanza un porcentaje de éxito cercano al 77% de cobro en sus reclamaciones. Pero, siendo honestos y sinceros, este éxito va a depender, en gran medida, de la antigüedad de la factura.
Esto demuestra que el cobro extrajudicial de deudas bien estructurado puede resolver la mayoría de los impagos.
Ventajas del cobro extrajudicial para empresas y autónomos
Utilizar la vía extrajudicial presenta múltiples beneficios.
Entre los más importantes destacan:
Menor coste
El proceso extrajudicial evita:
- costes judiciales
- honorarios elevados
- gastos procesales (muy elevados)
Mayor rapidez
Mientras que un juicio puede durar meses o años, la reclamación extrajudicial suele resolverse en pocas semanas.
Mayor probabilidad de mantener la relación comercial
Además, la reclamación extrajudicial es menos agresiva que un proceso judicial. Imagina que recibes comunicaciones formales requiriéndote de pago. Lo que vas a pensar es que tu acreedor es serio, formal, y trabaja con un equipo y una estrategia.
Por ello, en la mayoría de lo casos permite mantener la relación con el cliente.
Preparación para una posible vía judicial
Si finalmente el deudor no paga, toda la documentación generada durante la reclamación extrajudicial puede utilizarse posteriormente en el proceso judicial. Nuestros abogados tienen en un solo sitio la documentación de la reclamación y todos los documentos generados durante la misma.
Ejemplo práctico de cobro extrajudicial de una factura impagada
Imaginemos que una empresa tiene una factura pendiente de 8.500 € desde hace dos meses.
El proceso podría ser el siguiente:
- Se registra la deuda en la plataforma
- Se arranca el proceso de la reclamación al siguiente día laborable
- Se envía un correo electrónico certificado al deudor
- Se realizan llamadas de seguimiento
- Se envía un SMS recordatorio
- Se envía un correo electrónico certificado con la propuesta de pago
- Se registra la respuesta del deudor
- Si no hay respuesta, se puede enviar un burofax
En muchos casos, estas acciones son más que suficientes para que el deudor realice el pago. Y lo mejor de todo, el dinero viaja del banco del deudor al banco de nuestro cliente, sin pasar por nosotros.
Cuándo pasar del cobro extrajudicial al cobro judicial de deudas
Aunque el cobro extrajudicial de deudas suele ser muy eficaz, no siempre funciona.
Por tanto, conviene valorar la vía judicial cuando:
- el deudor ignora todas las reclamaciones
- existe una deuda de una cierta cuantía (que analizamos estadísticamente para que sea rentable recuperarla)
- el deudor rechaza la propuesta de pago
- El trabajo o el servicio están realizados
En estos casos, el siguiente paso suele ser iniciar un procedimiento judicial, como por ejemplo:
- proceso monitorio (solo para deudas líquidas, ciertas, vencidas y exigibles)
- proceso ordinario o verbal
Sin embargo, haber realizado previamente una reclamación extrajudicial sólida mejora considerablemente la posición del acreedor ante un tribunal.
Conclusión: la vía extrajudicial es el primer paso para recuperar una deuda
El cobro extrajudicial de deudas es la forma más eficiente de recuperar facturas impagadas en la mayoría de los casos.
Gracias a este proceso, las empresas pueden:
- reducir costes
- acelerar el cobro
- evitar procesos judiciales (por lo general largos)
Además, con la evolución tecnológica del sector, la plataforma RedClaimer permiten automatizar la recuperación de deudas, realizar comunicaciones certificadas y conocer el estado de cada reclamación en tiempo real, siendo posible la integración con tu software de gestión (ERP)
En definitiva, actuar rápidamente y utilizar herramientas especializadas puede marcar la diferencia entre recuperar una factura impagada o perderla definitivamente.
