En este articulo te vamos a dar unas claves para esos momentos iniciales de arranque de actividad, que normalmente no te cuentan, y que son imprescindibles.
1. Cómo emitir una factura no es tan fácil como lo pintan
Básico ¿no? Pues no. Es mucho más frecuente de lo que te imaginas encontrar a personas que nunca han emitido una factura ya que, en muchos casos, el alta de actividad se hace por un conocido o institución. Por ejemplo, una asesoría, pero nadie les explica a los empresarios cómo emitir facturas.
Se ve todo muy lejos, pero más pronto que tarde tendrás que hacerle una factura a un cliente, vamos, lo que se llama emitir una factura de ingreso.
2. Paso a paso para saber cómo emitir una factura
Lo primero que tienes que hacer es especificar la cantidad a cobrar, SIN impuestos. Es lo que se conoce como base imponible.
Calcular el IVA
Si resides en España (exceptuando el archipiélago canario, Ceuta y Melilla) tendrás que calcular el IVA de la cantidad a cobrar. El IVA es un impuesto que hay que pagar a la Agencia Tributaria (AEAT). Lo habitual es que el IVA sea del 21%, aunque hay algunas actividades o productos que tienen un IVA reducido (10%), como los medicamentos de uso veterinario, alimentos, servicios públicos de limpieza… Al igual que existen algunas con el IVA superreducido (4%), como pueden ser los libros, los medicamentos o los productos alimenticios de primera necesidad.
Te aconsejamos que verifiques qué tipo de IVA deberás de aplicar, ya que depende de la actividad que desarrolles y productos o servicios que vendas.
Esto se hace multiplicando la base imponible por su porcentaje de IVA.
IRPF o Impuesto sobre la renta de las personas físicas
Después tienes calcular el IRPF. Esto es un impuesto que también hay que pagar a la AEAT. Para autónomos se aplica (por ahora) el 15%, aunque hay también otros tipos impositivos. Para obtener esta cantidad deberás multiplicar la base imponible por el 15% (o por 0,15).
Igualmente, deberás de consultar el tipo de IRPF que habrás de aplicar, que depende de la actividad que desarrollas.
El total de la factura
Ahora solo faltaría lo que se llama el total de factura, es decir, la cantidad total que tu cliente te tendrá que pagar. El cálculo es sencillo:
Total factura = Base Imponible + IVA – IRFP
Te ponemos un ejemplo. Imagina que vas a cobrar por tus servicios 100 euros. Vamos a calcular todo:
- Base Imponible = 100 euros
- IVA (a 21%) = Base Imponible x 21% = 100 x 21% = 21 euros
- IRPF (al 15%) Base Imponible x 15% = 100 x 15% = 15 euros
- TOTAL FACTURA = Base imponible + IVA – IRPF = 100 +21 -15 = 106 euros
Los datos del cliente
Para que la factura tenga validez ha de ser nominativa, es decir, tiene que provenir de alguien y estar dirigida a alguien. Pues bien, este último es el cliente ¿Qué datos vas a necesitar? Los siguientes:
- Nombre o Denominación Social (si es una persona o una empresa)
- Dirección fiscal (donde está ubicada la persona o empresa)
- NIF, que es el documento de identificación fiscal. Para una persona es el DNI, para una empresa es el CIF, que comienza por una letra
Ya tenemos identificado al cliente. Ahora los tuyos
Tus datos fiscales
Es lo mismo que te hemos contado antes, pero indicando tus datos fiscales (nombre, dirección y NIF).
¿Algo más? Por supuesto
Ahora es el turno de la numeración de la factura. Una factura, para que sea válida ha de tener un número identificativo que la haga única en tu contabilidad, es decir, que vaya en una secuencia numérica sin saltos con la anterior o con la siguiente.
Para esto puedes disponer de series, y cada serie tendrá que tener un número correlativo.
Por ejemplo puedes tener la serie L para los trabajos que factures si arreglas la luz, y la F para los trabajos de fontanería. La cosa es que, cada una de esas series tengan después un número (o antes) y que las facturas de cada serie sean correlativas.
Y lo más importante a la hora de cómo emitir una factura
Pues no. Ahora lo que necesitas añadir es en tu beneficio, y es lo que más se suele olvidar. Nos referimos a cómo han de pagarte tus clientes y cuándo.
- Tendrás que indicar que, por ejemplo, te hagan una transferencia a tal o cual número de cuenta, que deberás de indicar. Asegúrate de pedirles que cuando lo hagan te manden el justificante
- Igualmente deberás de decir cuándo tendrán que pagarte. Puede ser en el mismo momento de la fecha de la factura (al contado), a una semana, a un mes… Nuestro consejo es que seas muy práctico y pongas un período de cobro muy corto., porque ya se tomarán la libertad alguno de tus clientes de retrasarlo.
Ya lo tienes todo para comenzar a facturar de forma segura. No olvides, por supuesto, encargarte de cobrar esa factura, si no, correrás el riesgo de que la morosidad azote tu empresa.
José Antonio Caballero
CEO de RedClaimer. Consultor empresarial y apasionado de mi trabajo. Escribo sobre el sector del Legaltech y el Fintech, con el objetivo de ayudar a empresas con dudas más comunes de lo que te imaginas. Si me necesitas, podrás encontrarme por LinkedIn.
