La morosidad es uno de los problemas más frecuentes —y más dañinos— a los que se enfrenta cualquier empresa o autónomo en España. Saber exactamente qué hacer cuando un cliente no paga puede marcar la diferencia entre recuperar tu dinero o perderlo definitivamente. En esta guía encontrarás todos los pasos, desde el primer aviso amistoso hasta las vías judiciales más eficaces, incluyendo las novedades que introduce la Ley Orgánica 1/2025 de Eficiencia Procesal.
La morosidad en España: un problema estructural que te cuesta dinero
Antes de entrar en los pasos a seguir, conviene poner cifras al problema. La morosidad en España no es un accidente puntual: es una realidad estructural que afecta a la inmensa mayoría del tejido empresarial.
Según el Observatorio de Morosidad de CEPYME, el período medio de pago (PMP) se situó en 80,5 días en 2025, más de 20 días por encima del límite legal de 60 días. Las microempresas y autónomos son los más perjudicados: en el segundo trimestre de 2025, solo cobraron puntualmente la mitad de sus facturas. El coste financiero medio por impagos para una pequeña empresa asciende a 5.350 euros anuales.
El informe anual del Observatorio de Pagos de la Unión Europea (2025) revela que el 46% de las pymes españolas tuvo problemas por retrasos en los cobros durante 2024, el nivel más alto desde 2019. Además, al 61% de los proveedores se les imponen plazos superiores a los legalmente permitidos, sin consecuencias para el deudor.
Especialmente preocupante es la situación con las Administraciones Públicas: según el Estudio de Plazos de Pago en España 2024 elaborado por la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad (PMcM), el sector público tardó de media 67 días en pagar a sus proveedores ese año —superando por primera vez desde 2014 al sector privado—, pese a que la ley fija un límite de 30 días para las AAPP. El 84% de los proveedores reconoce que nunca o casi nunca reclama los intereses de demora legalmente previstos.
La buena noticia es que tienes derecho a reclamar, y hay vías cada vez más ágiles para hacerlo. A continuación te explicamos cómo actuar.
Paso 1: Verifica que la deuda es real y exigible
Antes de iniciar cualquier acción, confirma que tienes una deuda firme en tu mano. Comprueba los siguientes puntos:
- La factura está emitida correctamente y el servicio o producto fue entregado. Puede servir para la vía extrajudicial un factura proforma.
- Ha vencido el plazo de pago pactado. Sin acuerdo escrito, la Ley 3/2004 de Morosidad establece 30 días naturales desde la recepción del bien o servicio; en operaciones B2B, puede ampliarse hasta 60 días si consta por escrito.
- La deuda no ha prescrito. Las deudas comerciales entre empresas prescriben a los 5 años (artículo 1964 del Código Civil). Ojo, que hay excepciones que debes conocer.
- Conservas toda la documentación: contrato o presupuesto aceptado, albaranes, correos electrónicos, facturas y cualquier justificante de entrega, incluso conversaciones de Whatsapp y sms.
Importante: Un error en la factura o en los datos de entrega puede bloquear innecesariamente el cobro. Revisa antes de reclamar.
Paso 2: Contacto amistoso — la gestión de cobros que resuelve más del 60% de los casos
El primer paso en la gestión de impagos siempre debe ser el contacto directo y cordial con el cliente. En muchos casos, el retraso es simplemente un olvido administrativo o un problema puntual de tesorería, y una llamada o un correo bien redactado basta para resolverlo.
¿Cómo hacerlo bien?
- Llama al contacto habitual o al responsable de pagos de la empresa deudora. Sé breve y directo: recuerda la factura, el importe y la fecha de vencimiento.
- Si no obtienes respuesta en 2-3 días, envía un correo electrónico formal con todos los detalles: número de factura, importe, fecha de emisión y vencimiento.
- Si el cliente alega dificultades financieras, escucha y valora un fraccionamiento del pago. Cualquier acuerdo debe quedar por escrito —incluso un simple correo de confirmación— antes de dejar de presionar.
Lo que no debes hacer: ignorar el impago esperando que se resuelva solo. Cada semana que pasa reduce las probabilidades de cobro.
Suspende nuevas ventas a crédito mientras haya facturas vencidas sin pagar. Es un error frecuente seguir suministrando a un cliente moroso: en la mayoría de los casos, acelera el pago de las facturas pendientes.
Paso 3: Reclamación formal por escrito — convierte el aviso en prueba
Si el contacto amistoso no da resultado, es el momento de enviar una reclamación formal escrita. Este documento cumple dos funciones clave: presionar al deudor y crear prueba documental del intento de cobro, necesaria para las etapas siguientes.
La forma más recomendable es el burofax con acuse de recibo y certificación de contenido, aunque también es válido cualquier otro medio que acredite de forma fehaciente la reclamación (correo certificado, carta entregada con firma, correo electrónico certificado, etc.).
El escrito debe incluir:
| Elemento | Detalle |
|---|---|
| Identificación del acreedor y deudor | Nombre o razón social, NIF, dirección |
| Referencia a la factura | Número, fecha de emisión y fecha de vencimiento |
| Importe reclamado | Principal + intereses de demora si corresponde |
| Plazo para pagar | Normalmente entre 7 y 15 días hábiles |
| Aviso de consecuencias | Indicar que se iniciarán acciones legales si no se paga |
Los intereses de demora son automáticos en operaciones comerciales entre empresas una vez superado el plazo legal, sin necesidad de pactarlos: se aplica el tipo de referencia del BCE más un diferencial de 8 puntos (publicado semestralmente en el BOE). Además, tienes derecho a reclamar una indemnización mínima de 40 euros por gastos de cobro, también sin necesidad de demostrarlos.
Consejo de RedClaimer: En esta fase, una empresa especializada en cobro extrajudicial de deudas puede actuar en tu nombre con mayor eficacia y con un impacto psicológico sobre el deudor mucho mayor que la reclamación directa del propio acreedor.
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Paso 4: Lo que cambia con la Ley Orgánica 1/2025 — el MASC como requisito previo a demandar
Esta es la gran novedad legal de 2025 que toda empresa y autónomo debe conocer. Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 de Eficiencia Procesal exige acreditar un intento previo de resolución extrajudicial del conflicto —a través de un Medio Adecuado de Solución de Controversias (MASC)— antes de presentar cualquier demanda civil o mercantil. Si no se acredita este intento, el juzgado puede inadmitir la demanda.
¿Qué es un MASC y cómo se cumple este requisito?
Un MASC es cualquier mecanismo de negociación o acuerdo extrajudicial reconocido por la ley: mediación, conciliación (ante notario, registrador, letrado de la Administración de Justicia o conciliador privado), oferta vinculante confidencial, o incluso la negociación directa entre las partes o sus abogados documentada por escrito.
Para acreditar el intento MASC debes:
- Enviar una comunicación fehaciente al deudor proponiendo una negociación (por ejemplo, un burofax o correo electrónico certificado).
- Guardar toda la documentación: correos, cartas, propuestas, respuestas (o la ausencia de ellas).
- El requisito se considera cumplido si transcurren 30 días naturales desde que el deudor recibe la comunicación sin que se inicie negociación, o si iniciada, transcurren 30 días más sin acuerdo.
Excepciones importantes
El requisito MASC no es obligatorio en procedimientos ejecutivos (cuando ya existe un título ejecutivo como una sentencia, pagaré o escritura pública), ni cuando una de las partes sea una entidad del sector público, ni en asuntos de urgencia, entre otros casos.
¿Cómo afecta a las reclamaciones de deudas comerciales?
En la práctica, para la mayoría de reclamaciones de facturas impagadas entre empresas, el intento de cobro extrajudicial bien documentado —cartas, correos, burofaxes— puede servir como acreditación del MASC. Una empresa de recobro como RedClaimer, que documenta todo el proceso de comunicación con el deudor, te permite cumplir automáticamente con este requisito y, a la vez, maximizar las posibilidades de cobro antes de tener que judicializar.
Dato clave: Según datos de Mediatio Mediación Legal, tras la entrada en vigor de la LO 1/2025, los casos de inadmisión de demandas por incumplimiento del MASC han sido mínimos (menos del 2%), lo que confirma que el requisito es perfectamente manejable si se actúa con orden y documentación.
Paso 5: Gestión de recobros extrajudicial — el cobro antes del juzgado
La gestión extrajudicial de deudas es la vía más rápida, económica y menos lesiva para la relación comercial. Consiste en encargar a un tercero especializado —como RedClaimer— el proceso de reclamación antes de acudir al juzgado.
¿Cómo funciona el proceso extrajudicial de RedClaimer?
RedClaimer gestiona la reclamación en un proceso de 15 días de comunicaciones escalonadas con el deudor (llamadas, correos, cartas certificadas), aumentando progresivamente la presión y la formalidad de las comunicaciones. Todo queda documentado, lo que, además de maximizar las posibilidades de cobro, genera automáticamente el expediente necesario para el MASC si finalmente hay que judicializar.
Ventajas frente a la reclamación directa:
Inclusión en ficheros de morosos
Si el deudor no responde, puede resultar conveniente incluirlo en un fichero de morosos como ASNEF Empresas o EBE. Esta medida tiene un impacto real sobre el acceso del deudor a financiación y suele actuar como poderoso acelerador del pago. Su inclusión requiere que la deuda sea cierta, vencida y exigible, y que se haya notificado previamente al deudor.
Paso 6: Vías judiciales — cobro judicial de deudas cuando la negociación falla
Si la vía extrajudicial no ha funcionado, el cobro judicial de deudas es el siguiente paso. En España existen varias vías judiciales, y la elección depende principalmente del importe de la deuda y de la documentación disponible.
El procedimiento monitorio: la vía más ágil para cobrar deudas documentadas
El procedimiento monitorio es el mecanismo judicial más utilizado para la reclamación de deudas dinerarias, líquidas, vencidas y documentadas. Se presenta ante el Juzgado de Primera Instancia del domicilio del deudor.
Cómo funciona:
- Se presenta una petición inicial con las facturas y documentación acreditativa.
- El juzgado notifica al deudor, que dispone de 20 días hábiles para pagar, oponerse o no contestar.
- Si el deudor no contesta, se puede solicitar directamente el embargo de sus bienes (ejecución).
- Si se opone, el procedimiento continúa como juicio verbal (hasta 6.000 euros) u ordinario (más de 6.000 euros).
No es obligatorio contar con abogado ni procurador para cantidades inferiores a 2.000 euros, aunque siempre es recomendable el asesoramiento legal.
Otras vías judiciales
Paso 7: Qué hacer si el deudor está en concurso de acreedores
Si el cliente ha sido declarado en concurso de acreedores, la vía de reclamación cambia radicalmente. En este caso debes:
- Consultar el Registro Público Concursal (BOE / Publicidad Concursal) para verificar la situación.
- Comunicarte con la administración concursal para personarte como acreedor antes de que venza el plazo (habitualmente 30 días desde la publicación del auto en el BOE).
- Clasificar tu crédito correctamente: si tienes facturas, serás acreedor ordinario; si tienes garantías reales, acreedor con privilegio especial.
Cuanto antes actúes en un concurso, mayores son tus posibilidades de cobrar aunque sea parcialmente.
Paso 8: Recupera el IVA de las facturas impagadas
Un aspecto que muchos acreditores ignoran: si tienes facturas sin cobrar, posiblemente hayas ingresado ya el IVA en Hacienda sin haberlo cobrado. La buena noticia es que puedes recuperarlo.
Requisitos para recuperar el IVA de facturas impagadas
Para que la Agencia Tributaria acepte la rectificación:
- Que haya transcurrido 1 año desde el devengo del IVA (o 6 meses si tu volumen de operaciones es inferior a 6 millones de euros anuales).
- Que el deudor sea empresario o profesional (o, si es particular, que la base imponible supere 300 euros).
- Que hayas instado el cobro de forma fehaciente: reclamación judicial, requerimiento notarial o cualquier otro medio que lo acredite (burofax, por ejemplo, según criterio del Tribunal Supremo confirmado por la DGT).
Pasos para recuperar el IVA
- Emite una factura rectificativa en serie específica que anule la cuota de IVA de la factura original.
- Remítela al deudor y conserva la acreditación del envío.
- En el plazo de un mes desde la emisión de la rectificativa, comunícalo a la AEAT mediante el formulario habilitado en su sede electrónica.
- Incluye la rectificativa en la declaración de IVA (modelo 303) del período correspondiente.
Atención a los plazos: Una vez cumplido el período de espera (6 meses o 1 año), tienes 6 meses adicionales para realizar la rectificación. Pasado ese tiempo, Hacienda no admitirá la devolución del IVA.
Cómo prevenir impagos desde el primer momento
La mejor gestión de cobros es la que evita que el problema aparezca. Estas son las medidas preventivas más eficaces:
Antes de aceptar el pedido:
- Solicita informes de solvencia del cliente (Axesor, Informa, Cirbe del Banco de España) especialmente si es un cliente nuevo o un pedido de importe elevado.
- Establece un límite de riesgo por cliente: no vendas a crédito más de lo que podrías asumir perder.
- Considera el seguro de crédito (CESCE, Crédito y Caución, Coface) para operaciones relevantes.
Al formalizar la operación:
- Trabaja siempre con contrato firmado o presupuesto aceptado por escrito.
- Especifica claramente el plazo de pago, la forma de pago y las consecuencias del impago (intereses de demora).
- Para pedidos grandes, negocia anticipos o pagos parciales.
Durante la relación comercial:
- Utiliza un sistema de seguimiento de facturas y vencimientos.
- Emite las facturas inmediatamente tras entregar el servicio o producto.
- Implementa la factura electrónica (obligatoria en 2025 para empresas con facturación > 8 millones de euros, y próximamente para todas): mejora el control y anticipa conflictos.
- Ante el primer retraso, actúa de inmediato: no esperes a que la deuda se acumule.
Errores frecuentes al gestionar impagos — y cómo evitarlos
Preguntas frecuentes sobre qué hacer cuando un cliente no paga
¿A partir de cuántos días se considera que un cliente es moroso?
Legalmente, un cliente es moroso en el momento en que supera el plazo de pago pactado o, en ausencia de acuerdo, los 30 días naturales desde la recepción del bien o servicio que fija la Ley 3/2004. No existe un plazo mínimo de «tolerancia» legalmente reconocido, aunque en la práctica la mayoría de empresas esperan entre 3 y 15 días antes de iniciar la reclamación formal.
¿Puedo reclamar los gastos de cobro además de la deuda principal?
Sí. La Ley 3/2004 establece el derecho a cobrar una indemnización de 40 euros por cada factura impagada en concepto de gastos de recobro, sin necesidad de acreditarlos. Si los gastos reales superan esa cantidad (honorarios de abogado, empresa de recobros, etc.), puedes reclamar el exceso, pero deberás justificarlo.
¿Necesito abogado para el procedimiento monitorio?
No es obligatorio si la deuda no supera los 2.000 euros. Por encima de esa cantidad sí es necesario abogado, y también procurador a partir de los mismos 2.000 euros. En cualquier caso, contar con asesoramiento legal mejora notablemente las posibilidades de éxito y agiliza el proceso.
¿Qué pasa si el cliente reconoce la deuda pero no puede pagar?
Si el cliente tiene voluntad de pago pero dificultades de liquidez, lo más conveniente es negociar un plan de pago fraccionado y formalizarlo por escrito (correo con confirmación, acuerdo firmado o incluso pagaré). Esto te da un instrumento ejecutivo en caso de incumplimiento y mantiene la relación comercial mientras reduces el riesgo.
¿Puede una empresa de recobros actuar en mi nombre sin que yo tenga que hacer nada?
Sí. Una empresa como RedClaimer puede gestionar todo el proceso extrajudicial de cobro —comunicaciones, negociación, documentación— en tu nombre, sin que tengas que dedicar tiempo ni recursos internos. Además, al generar toda la documentación del proceso, se cumple automáticamente el requisito MASC que exige la Ley Orgánica 1/2025 si finalmente es necesario judicializar la deuda.
¿Tienes facturas sin cobrar? Cada día que pasa reduce tus probabilidades de cobro
La gestión de impagos no da segundas oportunidades: cuanto más esperas, menos posibilidades tienes de recuperar tu dinero. En RedClaimer lo sabemos, y por eso hemos diseñado un proceso de recobro extrajudicial rápido, documentado y orientado a resultados, que además te prepara para la vía judicial si fuera necesario.
