El proceso de cobro de deudas representa un desafío significativo para las empresas de todos los tamaños, pero es especialmente crítico para las pequeñas y medianas empresas.
La incapacidad de recibir pagos a tiempo puede llevar a consecuencias financieras graves, incluyendo el riesgo de morosidad y, en el peor de los casos, el cierre del negocio.
Sin embargo, existen estrategias efectivas que pueden ayudar a mejorar las tasas de éxito en el cobro de deudas, asegurando la salud financiera de tu empresa.
Aquí te dejamos los mejores tips para aumentar el éxito en el cobro de deudas.
1.- Mantén un registro actualizado de tus facturas
El primer paso para aumentar las tasas de éxito en el cobro de deudas es mantener un registro actualizado de todas las facturas emitidas en tu empresa. Este registro debe incluir información útil e importante sobre el cliente, la cantidad de las facturas, su fecha de vencimiento y cualquier otra información relevante. Mantener este registro actualizado te permitirá tener una visión general de tus deudas pendientes, ayudándote a saber cuáles requieren una atención inmediata en un primer vistazo. Ten en cuenta que, cuanto antes empieces a prestar atención a los impagos y a reclamarlos, mayor probabilidad de cobro existirá.
2.- Realiza un seguimiento de las facturas para un mayor éxito en el cobro
Una vez que hayas emitido una factura, es importante realizar un seguimiento para asegurarte de que el cliente la haya recibido y haya entendido los términos de pago. Puedes enviar un correo electrónico o hacer una llamada telefónica para asegurarte de que la factura ha sido recibida, y preguntar si hay algún problema con el pago. Esto te permitirá solucionar cualquier problema rápidamente y evitar mayores retrasos.
3.- Acuerda el pago a plazos mediante un reconocimiento de deuda
En algunos casos, el cliente puede no tener los recursos para pagar la factura de forma completa y en una sola vez. En estos casos, es muy recomendable que acuerdes un plan de pago a plazos mediante un reconocimiento de deuda.
Te explico: el reconocimiento de deuda es un documento legal donde se establecen los términos del pago a plazos, junto con todos los datos del cliente para que éste se comprometa a pagar de forma periódica o en unos plazos establecidos por ambas partes. Este documento es tremendamente útil en caso de que tengas que recurrir a la vía judicial para recuperar la deuda. Tendrá que ir firmado por el deudor, lo que le dará una credibilidad infinitamente mayor a la existencia de la deuda.
4.- Envía recordatorios de pago antes de iniciar una reclamación
Si la fecha de vencimiento de una factura se acerca y no has recibido el pago, es importante enviar un recordatorio de pago al cliente para aumentar la tasa de éxito en el cobro de deudas. Este recordatorio puede ser enviado por correo electrónico y debe ser claro y amistoso. El recordatorio debe incluir información sobre la factura pendiente y una fecha límite para el pago.
5.- Utiliza el email certificado antes que un burofax
Si el cliente no ha respondido a los recordatorios de pago y la fecha límite para el pago de la factura ha pasado, es hora de enviar un requerimiento de pago más formal. Nosotros recomendamos utilizar un email certificado, ya que tiene la misma validez que un burofax (en un Juzgado) además de ser mucho más económico. Esta comunicación debe ser clara y precisa, Lo ideal es que se redacte por un abogado o especialista para tener un mayor impacto y efectividad. Debe incluir información sobre la factura pendiente, la fecha límite para el pago y las consecuencias legales en caso de que no se pague la deuda.
6.- Contrata una empresa de cobro de deudas para iniciar la reclamación
En caso de que prefieras evitarte todas las opciones anteriores, o que ya lo hayas hecho y no has recibido el pago, necesitarás contratar a una empresa especialista en el cobro de deudas. Es fundamental que, además de que te quiten carga de trabajo y la preocupación de contactar al cliente, que éste te mantenga informado de todo el procedimiento.
Si tu empresa sufre de impagos, no lo dudes más y empieza ya a afrontar tus impagos de la mano de los mejores especialistas.
