Todos los autónomos y empresarios se han tenido que enfrentar alguna vez a un cliente que no paga. Normalmente no es algo que ocurra a menudo, pero deberemos estar preparados y saber qué hacer cuando se tiene un cliente moroso. Lo mejor que podemos hacer es prevenir. No es fácil evitar un cliente moroso, pero podemos intentar prevenirlos poniendo en práctica algunas estrategias y hábitos de facturación, ya que el cobro de morosos es bastante complejo.
¿Cómo prevenir a los clientes morosos?
Fijar nosotros las condiciones
Es muy importante que en todas las facturas esté especificado cuáles son:
- Las condiciones de pago
- El método
- El período para hacerlo.
Tan importante es poner el número de cuenta donde se tiene que ingresar el dinero, como el período de tiempo del que el cliente dispone para pagar la factura. Si no está especificado, no se podrá reclamar nada. debemos establecer la política de cobros que mejor se ajuste a nuestro negocio, en función del mercado, la competencia y nuestro estado financiero.
Controlar los pagos
Llevar un control exhaustivo sobre las facturas que emitimos a nuestros clientes, tanto las pendientes de pago como las ya abonadas, es la piedra angular de nuestro negocio.
Digitalizar el proceso de facturación
Hoy en día, el uso de programas de facturación online son grandes aliados a la hora de gestionar todo el proceso de facturación, ayudando a cobrar antes las facturas, minimizar las posibilidades de impago y persiguiendo el pago de forma automatizada. Estos programas también permiten saber cuando ha abierto el cliente el e-mail que contiene la factura y el momento exacto en el que se la ha descargado.
Si aún así vemos que pasan los días y no lo ha recibido, podemos volver a enviárselo o llamarle por teléfono. Para ellos es muy importante que se le recuerden los impagos de forma automatizada creando alertas en el calendario con el vencimiento de los pagos para recordárselo al cliente por email o mensaje de texto.
¿Qué hacer cuando se tiene un cliente moroso?
Negociar la deuda
Cuando, a pesar de los esfuerzos previos, una factura no se abona en la fecha acordada lo primero que debemos hacer es ponernos en contacto con el cliente. Quizás este no ha actuado con mala fe y simplemente ha sido un error. En ocasiones la razón del retraso puede ser tan simple como que el email ha ido a parar a la bandeja de spam, que la dirección no era la correcta o que simplemente no lo ha visto. Cuando le llamemos y le recordemos el cobro de la factura, seguramente, se solucione el problema rápidamente.
Sin embargo, en esa llamada, también puede ocurrir que el cliente nos comunique que no puede hacer frente al pago de la factura por falta de liquidez. En ese caso, podéis acordar diferentes soluciones:
- Retrasar el pago de la factura: si el cliente cree que, en unos meses, su situación habrá mejorado porque está pendiente de cobrar deudas por diferentes trabajos podemos aplazar el cobro hasta esa fecha.
- Fraccionar el pago: otra opción interesante, sobre todo si la suma de la deuda es elevada, es dividir el pago para que sea abonado en diferentes momentos.
- Hacer un intercambio de servicios: dependiendo de a lo que se dedique el cliente, quizás podamos llegar a un acuerdo y que pague el importe de la factura en especias. Por ejemplo, si tiene una empresa que arregla ordenadores quizás pueda dar uno para solventar la deuda.
Dialogando, seguramente podamos llegar a un acuerdo que sea satisfactorio para ambas partes. De este modo, quedará resuelta la deuda sin haber recurrido a trámites legales.
Recurrir al Proceso Monitorio
Puede ocurrir, también, que el cliente no pague voluntariamente. En tal caso, deberemos enviarle, al menos, una carta formal y un burofax expresando el requerimiento de la cantidad a deber. El siguiente paso será recurrir a la vía legal y activar lo que se conoce como Proceso Monitorio.
El Procedimiento Monitorio es un procedimiento judicial creado por la Ley de Enjuiciamiento Civil para la reclamación de deudas. Recopilando toda la información necesaria (facturas, contratos…), deberemos presentar ante el Juzgado una petición de pago al acreedor. Esta es una herramienta rápida y eficaz para lograr el cobro de la deuda.
Aunque no es necesaria la intervención de un abogado o un procurador si la cuantía a reclamar es inferior a 2.000 euros, siempre es recomendable que cuentes con el apoyo y asesoramiento de un profesional si llegamos a estos términos. Lógicamente, antes de alcanzar a este punto siempre es recomendable agotar todas las vías.
Debemos consultar con expertos las opciones disponibles antes de tomar una decisión y, sobre todo, trata de llegar a un acuerdo con el cliente.
Recurrir a empresas especializadas en el cobro de deudas
En ocasiones no queda más remedio que ponerse en manos de una empresa especializada en el cobro de deudas para que sea ella quien se encargue de recuperar las cantidades adeudadas. Aquí es donde puede ayudar Redclaimer poniendo todos sus conocimientos para que se pague todo el dinero.
