Guía para prevenir impagos en mi empresa

Si decimos que la morosidad es uno de los principales problemas y preocupaciones a los que se enfrenta un empresario a lo largo de su carrera no es nada nuevo. Seguramente más de una vez te habrá tocado la gestión de impagados porque un cliente se ha retrasado en cumplir con sus obligaciones de pago, especialmente si ya llevas un tiempo en esto de los negocios, por eso traemos una guía para prevenir impagos en mi empresa.

Las cifras no dejan duda y confirman que la morosidad afecta a las Pymes en España llegando incluso a ponerlas en peligro. Según el último Boletín de Morosidad y Financiación Empresarial de CEPYME, el período medio de pago estaba en 79,4 días (por encima de los 60 días para el pago de facturas entre empresas que establece la Ley), mientras que el porcentaje de deuda comercial en retraso de pago sobre el periodo legal alcanza el 71,2%.

Guía para prevenir impagos en mi empresa

Como ya es conocido, cruzarse en el camino con un moroso no solo puede suponer una ausencia definitiva de cobro, sino que provoca una menor rentabilidad y problemas propios de solvencia, pues afecta a tu cash flow, pudiendo retrasarte en el pago a tus proveedores. A esto hay que añadir la pérdida de tiempo y dinero que puede resultar de la gestión del impago.

Por esta razón, hacemos nuestra guía para prevenir impagos en mi empresa y te damos algunos consejos para evitar a esos posibles clientes que nos pueden traer problemas.

Investigar antes de empezar la negociación

Cuando surge una nueva oportunidad comercial en forma de cliente debemos antes de firmar hacer una investigación a fondo para tener toda la información que podamos.

Nuestra recomendación es acudir a fuentes de información pública y fiable, como son las listas de morosos. Por ejemplo, el Registro Mercantil es especialmente útil si tu cliente es una empresa o un empresario. El de la Propiedad también puede ser de gran ayuda.

Por otro lado, siempre es una buena práctica tratar de contactar con otros proveedores del futuro cliente para conocer el comportamiento de pagos o si ha tenido problemas de liquidez. Si tiene un historial de impagos no es un buen cliente, por muy ventajosas que sean las condiciones del futuro contrato.

Marcar claramente las condiciones de pago

Antes de firmar el acuerdo con nuestro cliente debemos marcar el paso y ser el quien fije las condiciones contractuales y de pago para que todo quede claro.

Dentro de estas condiciones se deben incluir el tiempo de pago y el método de facturación. Se puede ser flexible con ciertas situaciones o hacer alguna excepción con un cliente. Sin embargo, es importante que no nos atemos las manos o pongamos en peligro nuestra empresa por dar facilidad a un cliente importante.

A la hora de fijar estas condiciones de cobro, hay que analizar a la competencia y el mercado, pero también cómo es la situación financiera de nuestra empresa. Debemos fijar una estrategia coherente con el sector y con la mercancía que vayamos a comercializar.

Poner cláusulas para protegernos

A la hora de concretar las ventas, y aunque después vayas a emitir facturas normalmente, con vistas a un posible juicio por impagos, es bueno formalizarlas a través de letras, cheques, avales bancarios o pagarés con firma autorizada. Estos documentos luego podrían serte de utilidad ante el juez.

Enviar las facturas a tiempo

Como ya hemos comentado, hay que acordar un método de facturación. Es esencial que las facturas siempre lleguen a tiempo al cliente, pues puede tener procesos internos de pago limitados temporalmente y, si no somos puntuales con el envío, se puede ver afectada la ejecución.

Te recomendamos lo ideal es tener totalmente digitalizada la facturación. Así, vamos a evitar que una factura en papel se pueda perder en una maraña de papeles del cliente, reduciendo las posibilidades de impago.

Cobrar por anticipado y facilidades de pago

Con el cobro por anticipado, evitamos generar una deuda con el cliente, y por tanto, nos ahorramos el tener que cobrar facturas impagadas. Así es como funcionan los eCommerce, que no te enviarán tu producto a casa hasta que no hayas pagado. Posiblemente sea la mejor forma de no generar un impago.

Sin embargo, no siempre es fácil establecer este sistema. Por eso, buscar nuevas fórmulas que faciliten los pagos al cliente y que no sean perjudiciales. Algunos ejemplos:

  • Pagos por adelantado de una parte
  • Facilitar variedad de métodos de pago: transferencia, tarjeta, al contado…
  • Pago en plazos
  • Planes de pago mensuales

Mandar recordatorios de pago

Un impago puede también ser fruto de un despiste o un malentendido. Por eso, debemos facilitar esa tarea o proceso. Por ejemplo, enviando recordatorios una semana antes de la ejecución del cobro con toda la información y datos que necesitan para proceder al mismo. En este punto, es también aconsejable incluir la fecha exacta de cobro acordada.

Esperamos que nuestra guía para prevenir impagos en mi empresa sea de ayuda para que no tengas problemas con esos morosos que siempre se aprovechan de la situación.

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